Abo-Verträge in der IT: Fristen, die Geld kosten

Der Termin, an dem ein Software-Abo teuer wird, steht in keinem Kalender. Er steht in einer Auftragsbestätigung, die vor vierzehn Monaten per Mail kam, liegt in einem Postfach, das seither niemand danach durchsucht hat, und lautet auf ein Datum, das drei Monate vor dem eigentlichen Vertragsende liegt. Wer diesen Tag verstreichen lässt, hat sich für ein weiteres Jahr entschieden, ohne je eine Entscheidung getroffen zu haben.

Das ist kein Verhalten einzelner Anbieter, sondern die Grundform des Abo-Geschäfts: Die Verlängerung ist der Normalfall, die Beendigung die Ausnahme, die aktiv erklärt werden muss. Wer nichts tut, verlängert. Diese Umkehrung hat der Gesetzgeber 2022 für Verbraucher weitgehend entschärft — für Verträge zwischen Unternehmen hat er sie unangetastet gelassen. Und genau dort liegen die Software-Abos eines Betriebs.

Was der Gesetzgeber 2022 geändert hat

Bis zum 28. Februar 2022 durfte sich ein Vertrag über regelmäßige Leistungen per Allgemeiner Geschäftsbedingung stillschweigend um jeweils bis zu ein Jahr verlängern, und die Kündigungsfrist durfte bis zu drei Monate betragen. Diese Fassung von § 309 Nr. 9 BGB ist die Vorlage für die Klauseln, die bis heute in unzähligen Verträgen stehen.

Seit dem 1. März 2022 gilt für Verbraucherverträge eine engere Regel: Eine stillschweigende Verlängerung ist nur noch zulässig, wenn sie auf unbestimmte Zeit erfolgt und der Kunde das verlängerte Verhältnis jederzeit mit einer Frist von höchstens einem Monat kündigen kann. Auch die Frist zum Ende der zunächst vereinbarten Laufzeit darf einen Monat nicht überschreiten. Die Erstlaufzeit selbst bleibt bei bis zu zwei Jahren zulässig.

Für Altverträge ändert sich dadurch nichts: Nach Art. 229 § 60 Satz 2 EGBGB gilt für Schuldverhältnisse, die vor dem 1. März 2022 entstanden sind, weiterhin die alte Fassung — auch wenn die Verlängerung erst später eintritt. Ein 2021 geschlossener Vertrag kann sich also bis heute rechtmäßig um zwölf Monate verlängern.

Warum Firmenverträge davon ausgenommen sind

Der Grund steht in § 310 Abs. 1 BGB: Die Klauselverbote der §§ 308 und 309 BGB finden auf Allgemeine Geschäftsbedingungen keine Anwendung, die gegenüber einem Unternehmer verwendet werden. Übrig bleibt die allgemeine Inhaltskontrolle nach § 307 BGB — unwirksam ist danach, was den Vertragspartner entgegen Treu und Glauben unangemessen benachteiligt, wobei auf die im Handelsverkehr geltenden Gewohnheiten Rücksicht zu nehmen ist.

Die Rechtsprechung erkennt den Klauselverboten dabei eine Indizwirkung zu: Was gegenüber Verbrauchern verboten ist, kann auch im unternehmerischen Verkehr unangemessen sein. Ein Automatismus ist das nicht. Die Maßstäbe fallen in der Praxis deutlich weiter aus, weil ein Unternehmer als geschäftserfahren gilt und weil dem Anbieter ein wirtschaftliches Interesse an einer Amortisation seiner Vertriebs- und Bereitstellungskosten zugestanden wird.

Wie weit, zeigt eine Entscheidung des Oberlandesgerichts Schleswig vom 17. Januar 2025 (1 U 37/24). Beanstandet war ein Werbevertrag zwischen Unternehmen mit einer Laufzeit von 48 Monaten, der sich um weitere vier Jahre verlängerte, sofern nicht drei Monate vor Ablauf gekündigt wurde. Laufzeit und Verlängerung hielten der Kontrolle stand; unwirksam war lediglich die Pflicht, die gesamte Laufzeit im Voraus zu bezahlen.

Eine Bindung also, die gegenüber einem Verbraucher gleich in mehrfacher Hinsicht unzulässig wäre — doppelte Höchstlaufzeit, feste statt unbestimmter Verlängerung, dreifache Kündigungsfrist —, ist zwischen Unternehmen nicht zu beanstanden. Das ist keine Lücke im Gesetz, sondern seine ausdrückliche Systematik.

Der Klick, der das Regime umschaltet

Bei Software, die im Selbstbedienungsverfahren bestellt wird, entscheidet weder der Preis noch das Produkt noch die Größe des Käufers darüber, welches Kündigungsrecht gilt. Es entscheidet eine Angabe im Bestellformular: das Feld „Firma”, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Häkchen bei „geschäftliche Nutzung”. Dieselbe Person kann am selben Tag über dieselbe Seite dasselbe Werkzeug bestellen und je nach ausgefülltem Feld in zwei verschiedenen Rechtsregimen landen.

Mit diesem einen Feld entfällt die Ein-Monats-Grenze, entfällt die Beschränkung auf eine Verlängerung von unbestimmter Dauer, und es entfällt die Kündigungsschaltfläche: § 312k BGB verpflichtet Anbieter seit Juli 2022 zu einem gut sichtbaren Kündigungsbutton, richtet sich seinem Wortlaut nach aber an Verbraucher. Im Geschäftsverkehr bleibt der Weg, den der Anbieter vorsieht — Textform an eine bestimmte Adresse, ein Formular im Verwaltungsportal oder der Umweg über den Reseller, bei dem der Vertrag tatsächlich liegt.

Daraus folgt die eigentliche Fehlerquelle. Wer privat erlebt, dass ein Abo nach Ablauf der Mindestlaufzeit monatlich kündbar ist, überträgt diese Erwartung unbewusst auf den Betrieb — dorthin also, wo die Beträge höher, die Zahl der Verträge größer und die Fristen länger sind. Die Kündigungsfrist ist im Firmenkontext deshalb keine Fußnote der AGB, sondern eine Produkteigenschaft wie der Preis. Sie gehört in den Vergleich vor der Auswahl, nicht in die Vertragsablage danach.

Drei Muster, nach denen Anbieter Fristen bauen

Die konkreten Regelungen großer Anbieter wirken unübersichtlich, folgen aber wenigen Mustern. Wer sie kennt, kann jeden neuen Vertrag in Minuten einordnen.

Das kurze Stornofenster. Microsoft räumt bei lizenzbasierten Abonnements der New Commerce Experience ein Kündigungsfenster von sieben Kalendertagen nach dem Kauf ein, mit anteiliger Rückerstattung. Danach ist das Abonnement bis zum Ende der Laufzeit gebunden — das Fenster öffnet sich laut Microsoft-Dokumentation erst wieder, wenn das Abonnement selbst in eine neue Laufzeit verlängert wird. Für unbefristete Software gelten 30 Kalendertage, für SaaS-Angebote aus dem Microsoft Marketplace 72 Stunden.

Die Vorauszahlung ohne Ausstieg. Beim Jahrestarif von Google Workspace ist eine vorzeitige Beendigung zwar möglich, verpflichtet aber zur Zahlung des vollen Preises für die vereinbarte Laufzeit; wer keine Kündigungsgebühr zahlen will, muss laut Anbieterdokumentation den Ablauf abwarten. Die Frist ist hier nicht das Problem — die Bindung ist es.

Die klassische Frist zum Laufzeitende. Das dritte Muster ist die aus dem Verbraucherrecht bekannte Konstruktion, nur in längerer Form: feste Laufzeit, automatische Verlängerung um dieselbe Dauer, Kündigung nur zum Ablauf unter Einhaltung einer Frist von in der Regel drei Monaten. Genau diese Bauform hat das OLG Schleswig für den unternehmerischen Verkehr bestätigt.

Was eine verpasste Frist tatsächlich kostet

Der Schaden einer versäumten Frist wird meist als entgangene Ersparnis gerechnet, und das greift zu kurz. Ein Beispiel mit gerundeten Annahmen: Ein Betrieb zahlt für 40 Arbeitsplätze eines Fachsystems 22 Euro je Nutzer und Monat, also 880 Euro monatlich und 10.560 Euro im Jahr. Die Entscheidung für einen Nachfolger fällt im September, die Kündigungsfrist von drei Monaten endete Ende Juli.

Damit verlängert sich der Vertrag um zwölf Monate. Der Betrieb zahlt die 10.560 Euro nicht statt, sondern zusätzlich zu den Kosten des Nachfolgesystems — und trägt für ein Jahr den Aufwand des Parallelbetriebs: zwei Systeme in der Benutzerverwaltung, zwei Datenbestände, zwei Ansprechpartner. Der eigentliche Schaden ist nicht die Doppelzahlung, sondern die Doppelung des Betriebs.

Kurze oder lange Laufzeit

Ob monatlich oder jährlich gebucht wird, entscheidet üblicherweise der Preisnachlass. Das ist nur eine Seite der Rechnung.

Der Ausschlag sollte nicht über den Rabatt fallen, sondern über die Sicherheit der Nutzung. Bei einer Anwendung, die seit Jahren läuft und deren Nutzerzahl sich kaum bewegt, ist die Jahresbindung die günstigere Wahl. Bei allem, was neu eingeführt wird, bei schwankender Belegschaft und bei Systemen mit absehbarer Ablösung ist die monatliche Variante trotz Aufpreis meist billiger — weil sie den Ausstieg nicht an einen einzigen Tag im Jahr bindet.

Wo Fristen im Betrieb verloren gehen

Fristen werden selten aus Nachlässigkeit versäumt. Sie gehen an drei Stellen verloren, die mit der Frist selbst nichts zu tun haben.

Die verteilte Beschaffung. Software wird längst nicht mehr nur von der IT bestellt. Ein Fachbereich bucht ein Werkzeug per Kreditkarte, der Vertrag entsteht in einem Postfach, das nicht Teil der Vertragsablage ist. Was nie erfasst wurde, kann nicht überwacht werden.

Die fehlende Zuständigkeit. Für den laufenden Betrieb einer Anwendung gibt es fast immer eine verantwortliche Person, für ihr Vertragsdatum fast nie. Die IT kennt das System, die Buchhaltung kennt die Abbuchung, und der letztmögliche Kündigungstag steht in keiner der beiden Zuständigkeiten.

Die Ablage. Vertragsdaten liegen in Auftragsbestätigungen, Rahmenverträgen, Reseller-Bestellungen und Portalen — verteilt über Systeme, die miteinander nichts zu tun haben. Werkzeuge, die Vertragslaufzeiten samt Kündigungsfrist an einer Stelle führen, setzen an dieser dritten Stelle an; die ersten beiden bleiben organisatorische Fragen, die kein Werkzeug beantwortet.

Fristen praktisch überwachen

1. Bestand aufnehmen Zwölf Monate Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen auf wiederkehrende Abbuchungen durchsehen. Das fördert regelmäßig Verträge zutage, die in keiner Liste standen.
2. Vier Angaben je Vertrag festhalten Laufzeitende, Kündigungsfrist, letztmöglicher Kündigungstag und Kündigungsweg. Alles Weitere ist optional.
3. Den Stichtag eintragen, nicht das Vertragsende Der Termin im Kalender ist der letztmögliche Kündigungstag — bei drei Monaten Frist also ein Datum im Vorjahresquartal.
4. Vorlauf einplanen Ein zweiter Termin 60 Tage vor dem Stichtag, an dem die Entscheidung getroffen wird. Der Stichtag selbst ist zum Nachdenken zu spät.
5. Kündigungsweg vorab klären Textform, Portal oder Reseller? Wer das erst am Stichtag prüft, verliert Tage an einer Formalie.
6. Zugang nachweisbar machen Bestätigung anfordern und ablegen. Ohne Nachweis ist eine fristgerechte Kündigung im Streitfall wertlos.

Schritt drei entscheidet über den Rest. In den meisten Kalendern steht das Vertragsende, weil es das Datum ist, das im Vertrag am auffälligsten steht — und damit ein Termin, an dem sich nichts mehr ändern lässt.

Was ein Fristenkalender nicht leistet

Eine gewahrte Frist bedeutet nicht, dass ein Ausstieg möglich ist. Zwischen der Kündigung und dem tatsächlichen Wechsel liegen Datenexport, Einrichtung des Nachfolgers, Übernahme historischer Bestände und Einarbeitung. Wer am letzten Tag kündigt, ohne diese Arbeit angefangen zu haben, steht am Laufzeitende ohne funktionierendes System da.

Ebenso wenig ersetzt er die Frage, was mit den Daten nach Vertragsende geschieht. Aufbewahrungspflichten enden nicht mit dem Abo.

Und schließlich ist der Stichtag nicht nur ein Kündigungstermin, sondern der einzige Zeitpunkt im Jahr mit Verhandlungsposition. Wer die Frist kennt und rechtzeitig anspricht, verhandelt über Preis, Nutzerzahl und Laufzeit; wer sie versäumt, verhandelt gar nicht. Die Fristenübersicht ist deshalb kein Instrument zur Vermeidung von Kosten, sondern eines zur Rückgewinnung von Handlungsspielraum.

Der richtige Zeitpunkt: rückwärts rechnen

Der brauchbare Planungsansatz beginnt nicht beim Vertragsende, sondern beim Aufwand des Wechsels — und rechnet von dort rückwärts. Drei Monate Kündigungsfrist, davor zwei Monate für Auswahl und Angebotsvergleich, davor ein Monat Test: Die Prüfung eines Systems muss damit sechs Monate vor dem Laufzeitende beginnen, also etwa in der Mitte der laufenden Vertragsperiode.

Diese Rechnung erklärt, warum viele Verlängerungen faktisch alternativlos sind, obwohl formal ausreichend Zeit vorhanden war. Zu dem Zeitpunkt, an dem die Frist auffällt, ist der Wechsel technisch nicht mehr zu schaffen — versäumt wurde nicht die Frist, sondern der Vorlauf. Der Stichtag ist eben nicht der Termin, an dem gehandelt wird, sondern der, an dem die Entscheidung längst gefallen sein muss.

Häufige Fragen

Wie lang ist die Kündigungsfrist bei Software-Abos?

Im Geschäftsverkehr üblicherweise drei Monate zum Ende einer zwölfmonatigen Laufzeit, danach Verlängerung um ein weiteres Jahr. Eine gesetzliche Obergrenze gibt es dort nicht — das Oberlandesgericht Schleswig hat 2025 sogar eine Laufzeit von 48 Monaten mit anschließender Verlängerung um vier Jahre und dreimonatiger Frist zwischen Unternehmen für zulässig gehalten. Bei Verbraucherverträgen sind seit dem 1. März 2022 höchstens ein Monat Kündigungsfrist erlaubt.

Gilt das Gesetz für faire Verbraucherverträge auch für Firmen?

Nein. Die 2022 verschärfte Regelung steht in § 309 Nr. 9 BGB, und § 310 Abs. 1 BGB nimmt Allgemeine Geschäftsbedingungen, die gegenüber Unternehmern verwendet werden, von den Klauselverboten der §§ 308 und 309 BGB ausdrücklich aus. Es bleibt die allgemeine Inhaltskontrolle nach § 307 BGB, bei der den Klauselverboten lediglich eine Indizwirkung zukommt.

Ist eine automatische Verlängerung um zwölf Monate im B2B wirksam?

In der Regel ja. Zwischen Unternehmen ist eine Verlängerung um eine weitere feste Laufzeit zulässig, sofern die Klausel transparent ist und die Gesamtbindung nicht unangemessen benachteiligt. Die Grenze zieht § 307 BGB im Einzelfall — beanstandet wurden in der Rechtsprechung eher unklare Kündigungstermine oder eine Vorleistungspflicht über die gesamte Laufzeit als die Verlängerung selbst.

Was gilt für Verträge von vor dem 1. März 2022?

Für Schuldverhältnisse, die vor diesem Tag entstanden sind, gilt nach Art. 229 § 60 Satz 2 EGBGB weiterhin die alte Fassung von § 309 BGB — auch dann, wenn die Verlängerung erst später eintritt. Nach dieser Fassung waren eine stillschweigende Verlängerung um bis zu ein Jahr und eine Kündigungsfrist von bis zu drei Monaten auch gegenüber Verbrauchern zulässig.

Wie überwacht man Kündigungsfristen zuverlässig?

Indem im Kalender nicht das Laufzeitende steht, sondern der letztmögliche Kündigungstag, und davor ein zweiter Termin für die Entscheidung. Je Vertrag genügen vier Angaben: Laufzeitende, Kündigungsfrist, Stichtag und Kündigungsweg. Der Bestand entsteht am schnellsten aus zwölf Monaten Kontoauszügen und Kreditkartenabrechnungen, weil dort auch die Verträge auftauchen, die nie zentral erfasst wurden.